Acuerdos de confidencialidad en tu empresa. Protégela

¿Quieres proteger tu empresa?

«Haz acuerdos de confidencialidad»

Las empresas manejamos una gran información, documentación, ideas y otros intangibles que es difícil mantener en secreto, pero qué nos proporcionan una diferenciación con respecto a la competencia:

• Métodos de trabajo
• Ideas de negocio
• Proyectos tecnológicos
• Información de clientes o propia

Se tiende a pensar, que son cosas que no se pueden proteger y qué tarde o temprano llegará a conocimiento de las personas externas a tu empresa y por tanto a la competencia. Me alegra decirte que ese pensamiento es erróneo.

¿Qué debería proteger con acuerdos de confidencialidad?

• Procedimientos y sistemas de trabajo
• Información sobre contactos, clientes, colaboradores, prescriptores…
• Forma de captación de clientes y otros de marketing
• Documentación e información que supongan secretos de empresa
• Ideas o proyectos de negocios no explotados hasta la fecha(una mínima idea de negocio que no se ha protegido

Una mínima idea, un pequeño germen de idea que no se protege, podría llevar a tu empresa a lo más alto (sí la proteges) o quedarse en una simple idea (sí no lo haces, y cualquier se entera). Aquí, otros

consejos para proteger tus ideas de negocio.

¿Con quién debo firmar acuerdos de confidencialidad?

Como empresarios estamos en contacto con muchos colaboradores externos e internos. Desde los

asesores laborales, fiscales y legales, el community manager o la empresa de marketing.

Éstos son colaboradores de confianza, aunque recomendamos hacerlo con todos, también con ellos, hay que tener aún más precaución y hacerlo siempre con los

colaboradores financieros.

Tanto cuando vamos al banco a pedir préstamo, crédito o una póliza, como cuando buscamos inversores particulares u otros empresarios. En estos casos, sí que se antoja fundamental la firma de los acuerdos de confidencialidad. Especial referencia merecen los trabajadores, que son colaboradores internos. Es recomendable incluir una cláusula de confidencialidad en el contrato laboral.

¿Cuándo hago el acuerdo?

El "cuándo" es importante, porque se debe haber firmado antes de dar información sobre nuestra empresa o de que tenga acceso a ella, con motivo de la relación contractual. Con los asesores, pedid incluirlo en el contrato que firméis con ellos, o incluirlo en la negociación previa que tengáis (vía email). Aunque sí os piden información antes de iniciar la relación, solicitad antes la firma del acuerdo. Con los inversores, siempre, antes de sentarse a negociar las condiciones financieras y a hablar de la empresa, debéis haber firmado los acuerdos de confidencialidad. *Incluso, si se tratara de una posible entrada en la empresa de un nuevo socio a través de un pacto, y quiere conocer la empresa antes de entrar, es fundamental aquí que antes de nada firme el acuerdo. Con los trabajadores, lo incluimos en el contrato.

¿Qué forma deben tener los acuerdos de confidencialidad?

No exige formalidades. Puede ser un documento independiente o una cláusula dentro de otro contrato. Puede ser privado, en una servilleta, o ante notario…

Contenido mínimo imprescindible:

• Las partes que lo firman y quien se somete a la confidencialidad
• La duración del acuerdo. Tiempo del contrato, más unos años más.
• Sobre qué se aplica la confidencialidad. Sugerencia: «A título enunciativo, y no limitativo, se considera información confidencial, toda información, documentación y secretos relativos a …..» y pasamos a enumerar lo que queremos proteger
• Se puede incluir una cláusula indemnizatoria en caso de incumplimiento, también una forma de traslado de la información para su protección, una garantía de no competencia…

Asesoría legal en Empresa y Nuevas Tecnologías

Se trata de una herramienta más para proteger la empresa, sobre todo, las empresas digitales o con base tecnológica, que viven de sus ideas, intangibles y proyectos concretos. Una fuga de información sobre estas materias, puede suponer la caída de la empresa. Os dejamos recordatorio de otros post relacionados con la protección de tu empresa:

• Consejos para blindar tu marca empresarial
• Evita el robo de clientes
• Adapta tu empresa a las nuevas tecnologías

Asesoramos empresas tecnológicas, desde nuestro departamento de Nuevas Tecnologías, coordinado por

Antonio Séneca.

Trasladarnos cualquier duda sobre empresas o tecnologías, os ayudaremos encantados.